Sokszor szóbajön, hogy az ügyfelek nem is tudják, hogy mit csinál egy könyvelő. Ha jól végezzük a dolgunkat, akkor csak az látják, hogy néha kérünk valamit és ennyi. A problémásoktól többször kérünk. De nem tudják, hogy miért fizetnek annyit, amennyit, hogy miért kérjük azokat a bizonylatokat, mikor minden fent van a NAV rendszerében és miért nem tudunk 20.-a előtt pár nappal minden apró-cseprő dologra azonnal ugrani. Meglepően tapasztaltam, hogy egyik ügyfél elcsodálkozott, hogy én hogy látom az Ő múlt évi számláit, mikor az ingyenes számlázó programban csak az adott év látszik. El kellett magyaráznom neki, hogy a könyvelés nem csak annyiból áll, hogy összeadom a számlái összegét és beírom a számot egy bevallásba. Hogy a könyvelő programban többek között ezek a számlák mind könyvelve vannak és visszakereshetők. Itt született meg a gondolat bennem, hogy összefoglalom a könyvelők egy hónapját, mik is a feladatok, hogy hátha másnak is hasznos és talán mindenki jobban átlátják majd a folyamatokat . És látják, hogy mikor kell gyanakodni, hogy talán nem jó könyvelővel dolgoznak. Mert manapság szinte bárki lehet könyvelő, nem kell mindenhez mérlegképes regisztráció. (Persze itt most a könyvelő irodákról, a könyvelő vállalkozásokról fogok beszélni. Egy multinál azért más a helyzet, ott minden feladatra külön ember jut.)
Tudom az ügyfél számára a legfontosabb kérdés, hogy miért fizet és miért annyit fizet. Rengetegszer hallom, hogy de nekem csak pár számlám van, pár perc alatt le lehet könyvelni, meg neked csak két kattintás. Igen, ilyen is létezik, de ehhez a pár perchez részünkről sok évnyi tanulás, tapasztalat és pénz szükséges. Igen pénz. A sok évnyi tanulás, az éves kötelező továbbképzések, a szakkönyvek, előfizetések díja nem olcsó. Kell egyszeres és kettős könyvelő program, mert nem ugyanabban kell könyvelni egy egyéni vállalkozót, mint egy kft.-t. Kell bérszámfejtő program, laptop, telefon, nyomtató és jogtiszta szoftverek, törvényi előírásoknak megfelelő szabályzatok, felelősségbiztosítás. Ezek csak az alapok, sok a munkánkat pluszban segítő alkalmazás is pénzbe kerül, iktató rendszerek, bankszámla konvertáló programok, tárhely stb. Ezen kívül, a könyvelő vállalkozással kapcsolatosan vannak adók, járulékok, alkalmazottak munkabére. Ha nem otthonról dolgozik a könyvelő, akkor iroda bérleti díj, internet költség is felmerül. És akkor még csak a költségek fedezetéről beszéltünk, valamiből még meg is kellene élni. Ezért ha egy könyvelő nagyon alacsony díjon dolgozik, akkor el kell gondolkodni, hogy ezt miért tudja megtenni, melyik hiányzik neki? Illetve hány ügyfelet kell ahhoz vállalnia és ennyi ügyfél mellett mennyire tudja naprakészen, felelősségteljesen elvégezni a munkáját? Lehet, hogy most spórolunk a könyvelési díjon, de később az esetleges bírságok többe fognak kerülni. Nem biztos, hogy megéri egy ilyen „szakembert” választani.
És azért valljuk be, hogy nem az az általános, hogy valóban csak 1-2 számla van havonta. Azért ennél sokkal több a teendő.
A kedvencem hogy májusban mindig sajnálnak, hogy biztos sok dolgom van, mert SZJA bevallás van. Holott azzal van a legkevesebb dolog, ha minden igazolás rendben van. Az éves beszámolók, társasági adó, iparűzési adó, KIVA és egyéb éves bevallások, aminek a határideje mind-mind május 31. Ezért nem megyünk a legtöbb esetben szabadságra májusig, mert azon dolgozunk januártól, hogy minden időre elkészüljön.
De hogy mit is csinálunk egész hónapban általában?
Nem tudok mindent felsorolni, és sok féle verzió van vállalkozási formától és tevékenységtől függően, de megpróbálom összeszedni a legfőbb dolgokat és határidőket.
- A hónap elején jönnek a munkaidő nyilvántartások, lekérjük az alkalmi bejelentéseket. Megnézzük, hogy mindenki benne van-e, volt-e valaki szabadságon vagy táppénzen. Ehhez kaptunk-e orvosi igazolást? Dátumokat és munkaidőket egyeztetünk, és ha valami nem egyezik, akkor szólunk az ügyfélnek. Várjuk a telefonszámlát, a reprezentációs költségekről a számlákat, mert ezekre is szükségünk van a bérszámfejtéshez. Ha minden rendben van és mindent megkaptunk, akkor számfejtjük a bért. Ezeket legkésőbb 10.-éig meg kell csinálni, de van ahol 5.-e a bérfizetés határideje, ők a sürgősebbek. Kiküldjük az ügyfélnek a fizetendő bért és járulékokat. Ezek a határidők akkor is kötnek minket, ha egyébként a hónap első hétfője mondjuk 3.-a. Ilyenkor hétvégén is dolgozunk, mert minden ügyfél minden munkavállalójának meg kell kapnia a fizetését határidőre. Az egyéni vállalkozókat is számfejteni kell, bár az átalányadósokat csak negyedévente.
Majd végül elkészítjük a havi járulékbevallást, aminek a határideje 12.-e. De mindig van olyan ügyfél, aki nem küldi időben a dolgokat, üldözni kell az adatokért, az orvosi igazolásokért stb. Ez időbe és energiába kerül, mikor már rég mással kellene foglalkoznunk. - Közben érkeznek a feldolgozandó számlák az ügyfelektől. Ez manapság elég változatosan érkezik: elektronikusan, hagyományosan papír alapon
vagy vegyesen is. Van ahol van hozzáférésünk a számlázóprogramhoz és látjuk a kimenő számlákat és le tudjuk töltögetni. Van aki feltölti iktató rendszerbe, vagy felhőbe és van akitől fájlt kapunk.
Meg segítségként ott vannak még a NAV online számla adatai. De az nem elég a könyveléshez, az csak a számla alap adatait tartalmazza. Nem látszik minden információ, ami csak a bizonylaton van feltüntetve és azt sem lehet tudni, hogy ki kérte a számlát. Az is lehet, hogy egy alkalmazott így akart kedvezményesen vásárolni, vagy tévesen adta meg valaki az adószámot. Csak azt számoljuk el és könyveljük, amit az ügyfél leadott, amiről tudomása van, amit jóvá hagyott.
Ha a könyvelő semmilyen formában nem kéri el a bizonylatokat, csak a NAV adataiból dolgozik, akkor hibázik. Ilyenkor el kell gondolkodnunk egy könyvelő váltáson. Egyrészt a számviteli törvény szerint a könyvelés alapja a bizonylat (nem az adathalmaz), másrészről lehet, hogy nincs probléma az első ellenőrzésig, de akkor bizony komoly bírságok lehetnek a hibákból, hiányosságokból adódóan.
Aztán van a másik véglet is, a túlbuzgó. Aki addig nem hajlandó semmit csinálni a számlával, még a partner nem jelentette le. De ezzel igazából nem követ el hibát.
Szóval ott tartottam, hogy megérkezik a könyvelési anyag…
Ha nem rendezetten kaptuk meg, akkor először ki kell válogatnunk. Vagy fizikailag válogatjuk szét őket az asztalon, ami sok esetben lábnyomos, koszos, ragadós, leöntött, elázott… Láttunk mi már majdnem mindent. Vagy a gépünkön pakolgatjuk mappákba, átnevezzük, a fényképekből PDF-et gyártunk, kicsinyítünk, nagyítunk. Ezek a dolgok szintén sok időt vesznek el. Imádjuk azokat az ügyfeleket, akik szép rendezetten adják le az anyagot és ha ráadásul semmi nem hiányzik, akkor madarat lehetne fogatni velünk ????
Persze nagy cégeknél ez nem probléma, a titkárnő már előkészíti az anyagot, meg tudjuk, hogy már mindent meg lehet online oldani. De nagyon sok ügyfélnek nincs erre pénze, kapacitása, ideje. Ne a nagy cégekből induljunk ki! Vannak a kényszer vállalkozók, a nyugdíjasok, vagy akik egész nap a piacon árulják a kis portékáikat. Nincsenek gép közelben, kézi nyugtát használnak és sok mindenben segítségre szorulnak. Őket is könyvelni kell valakinek.
Ha az előkészítéssel kész vagyunk, nekiállunk rögzíteni az adatokat és feldolgozni a számlákat, nyugtákat, pénztárgép szalagokat, terminál zárásokat. Létezik még aki kézi számlát ír. Ezeket fel kell rögzíteni a NAV rendszerébe is még pluszban. Bár ezt hó közben folyamatosan kell intézni, mert 5 nap a határidő az adatszolgáltatásra.
Ez a sok feladat hol több, hol kevesebb időbe telik. Nyilvántartásokat vezetünk, jegyzetelünk és levelezünk közben az ügyféllel. És sokszor a törvényekben is keresgélnünk kell, mert felmerült valami speciális dolog, számla. Sietünk, mert 20.-án ÁFA bevallási határidő és nem az utolsó pillanatban kéne megtudnia az ügyfélnek, hogy mennyi a befizetendő összeg. Negyedévente rosszabb a helyzet, mert akkor már nem csak a havi áfások vannak, illetve ott van még a KIVA, cégautóadó és egyéb negyedéves bevallási határidő is nem csak az áfa.
- És közben persze nem csak ennyi van. Minden nap egy rakás kérés, kérdés érkezik. Tanácsadások, megbeszélések, havi riportok elkészítése. Új belépők, kilépők, hitel ügyintézések, részletfizetési kérelmek, táppénz ügyintézések, statisztikai jelentések, NAV értesítések stb. Vagy tudok azonnal válaszolni, vagy utána kell néznem a dolgoknak, mert nagyon hamar változnak a törvények. Ha valamiben nem vagyok biztos, akkor utána nézek, nehogy félrevezessek bárkit is. Ezek sok időt elvesznek. Sokszor délután lesz, mire az egész napos telefonálgatás és levelezés után végre neki tudunk állni a tényleges könyvelésnek. Ha neki tudunk. Mert sokszor nem működik az ügyfélkapu, vagy kidob, vagy lefagy, vagy simán csak szokásos heti szerdai karbantartás van. Vagy fals adatok vannak a rendszerben, amit nyomozni kell, vagy simán csak szó nélkül frissítették a keretprogramot és a nyomtatványt, ezért mire elkészül a bevallás és beküldöm, már jön is a visszautasító nyugta és kezdhetjük előröl az egészet. És akkor még azt nem is említettem amikor „szívességből„ segítünk, mert az ügyfél nem tudja megnézni a saját laborleletét ügyfélkapun és hasonló kérések, aminek amúgy semmi köze a könyveléshez. Ezt minden könyvelő eldönti, hogy hajlandó-e megcsinálni, és ha igen mennyiért. Én normális keretek között igyekszem mindenkinek segíteni, de azt tisztázni kell, hogy egy könyvelő nem titkárnő, ügyvéd, vámjogi képviselő, pályázatíró stb. Ne tőle várjuk el a vállalkozással kapcsolat összes feladat és probléma megoldását!
- Szokták mondani, hogy jó, de 20.-a után viszont semmi dolgunk. Na ez nem így van. Ilyenkor jön az alanyi mentesek könyvelése. Nekik is sok anyaguk lehet attól függetlenül, hogy nem áfásak. Ezen kívül vannak még egyéb havi könyvelési tételek, például értékcsökkenések, elhatárolások könyvelése. Meg ilyenkor jön a rendszerezés, az ellenőrzés, a hiánypótlások és azok a feladatok, amik hó közben jöttek, de nem voltak sürgősek.
Az ügyfelek dolgai mellett ott vannak még a saját vállalkozással kapcsolatos ügyek is. Ezekre is kell időt szakítnai. Saját számláink kiállítása, adminisztráció, marketing feladatok, továbbképzések. Szóval nem unatkozunk.
Miközben minden fórumon azt halljuk, hogy adminisztráció csökkentés van, meg az összes facebook csoportban egymást okítják a vállalkozók, mert ezt mindenki meg tudja csinálni, mi tudjuk, hogy ez nem igaz.
De tudtuk mit vállalunk, amikor ezt a szakmát választottuk. Szeretjük és csak ezért csináljuk a mai napig. Mert jó érzés, amikor az ügyfeleknek tudunk segíteni adóoptimalizálással, vagy meg tudjuk értetni velük, hogy hogyan tudnak költséghatékonyabban működni, vagy a segítségünkkel elnyernek egy pályázatot, vagy hitelt
De amiért én személy szerint ezt a szakmát választottam, annak az oka, hogy imádom a számvitelt, az egész olyan, mint egy logikai játék. Hogy mikor tartozik és mikor követel, hogy minek hol a párja és miden egyezzen mindennel.
Jó lenne, ha a szakma megbecsülése vissza kerülne a megérdemelt helyére és a könyvelőkre nem úgy tekintenének, mint a szükséges rosszra. De ehhez az is kell, hogy mi többet kommunikáljunk, hogy az emberek lássák, értsék, hogy mit csinálunk, hogy reális elvárásaik legyenek.
A sok feladat és napi küzdelem mellett erre nem marad idő soha, pedig nagyon fontos dolog. Emiatt a jövőben több blogbejegyzést fogok írni könyvelő szemmel és próbálok több hasznos információt és segítséget megosztani majd.
Tudom hogy ez most nagyon hosszúra sikerült, de láttátok volna az eredeti verziót! Nem tudtam ennél tömörebben összefoglalni a munkánkat.
